De afgelopen 6 weken zijn weer omgevlogen. Gelukkig wel in positieve zin. Het was druk maar niet te druk. De aangifte omzetbelasting staat weer voor de deur deze maand en dan kijk ik altijd naar het voorgaande kwartaal. Wat een productieve maand was september en dat voelt ook zo. Heel veel diverse werkzaamheden mogen invullen, maar ook een vaak terugkerende taak; notuleren. Als ik dit vertel aan vrienden, familie of werkrelaties kijken ze me vaak met een gezicht aan van “jij liever dan ik”. Ook van ondersteuners krijg ik vaak deze reactie, maar ik vind notuleren juist wel heel erg leuk. Ik heb dit nooit erg gevonden. Misschien komt het doordat ik schrijven altijd leuk heb gevonden en gemakkelijk woorden op papier zet. Als kind was ik ook al met schrijven bezig, zo schreef ik zelf verhalen en droomde ik ervan om ooit een boek te schrijven. Nu is dat niet meer een van mijn dromen, maar zegt dit wel iets over wat ik leuk vind.
Van tekst tot een visueel verslag
Nu heb je natuurlijk veel verschillende vormen van notulen. Zo zijn er actiepuntenlijsten, samenvattende verslagen, woordelijk verslagen en visuele verslagen. Ook zijn er allemaal tussenvarianten. Er is van alles mogelijk. Wil je dus een notulen maken is het belangrijk om vooraf te weten wat een opdrachtgever verwacht. Op het moment dat aan mij advies wordt gevraagd wat voor een notulen het beste kan worden gemaakt vraag ik waarvoor de notulen wordt gebruikt. Is het belangrijk om precies te weten wat er tijdens een vergadering of bijeenkomst is gezegd, dan kies je voor een woordelijk verslag, maar gaat het puur om bij te houden welke acties er openstaan kies je voor een actiepuntenlijst. Zo maak je iedere keer een op maat product.
Mijn 5 tips voor een goede notulen
Is er niemand anders die de rol van notulist kan oppakken, dan wil ik je enkele tips geven om tot een goede notulen te komen.
- Bereid je goed voor
Het is belangrijk om vooraf te weten wat voor een verslag je maakt. Bij een actiepuntenlijst maak je minder aantekeningen dan bij een uitgebreid samenvattend verslag. Bekijk de agenda en maak voor jezelf al enkele kopjes zodat je tijdens het notuleren kunt volgen waar je bent. Zo begin je goed voorbereid aan het notuleren. Zorg daarnaast voor een goede plaats in de vergaderruimte of test je apparatuur indien het een online overleg betreft. Ook is het belangrijk om uitgerust en met een volle maag te notuleren zodat je niet wordt afgeleid. - Notuleer op een laptop
Het voordeel is dat je al een begin hebt gemaakt en je niet alles hoeft over te typen. Daarnaast typ je meestal sneller dan dat je schrijft. Je hoeft dus niet meer met steekwoorden te werken, maar kunt al zinnen maken. Je bent hierdoor veel sneller klaar - Luister met aandacht
Luister goed wat er wordt gezegd en door wie dit wordt gezegd. Haal hoofdzaken uit het verhaal door ze te herkennen; vaak worden deze meerdere keren herhaald of wordt dit door de voorzitter samengevat. Let verder op de signaalwoorden. Voorbeelden van signaalwoorden zijn: de conclusie is, het besluit is, actie, uitnodigen etc. - Neem de vergadering op
Heb je geen feeling met de onderwerpen of ligt het tempo te hoog? Vraag dan aan de voorzitter toestemming om de vergadering op te nemen. Luister na de vergadering niet de gehele opname terug, dit kost veel tijd. Als je per agendapunt het aantal minuten noteert, kun je bij het uitwerken makkelijk naar het onderwerp scrollen. - Werk verslagen binnen 2 werkdagen uit
Zorg ervoor dat je ruimte hebt om het verslag binnen 2 werkdagen uit te kunnen werken. De vergadering zit nog vers in je geheugen waardoor je sneller een goed verhaal kunt opschrijven.
Maar waarom vind ik notuleren nou zo leuk?
Nu wil je natuurlijk van mij weten waarom ik notuleren nou zo leuk vind? Wat ik het leukste vind aan de rol van notulist is dat je meer achtergrondinformatie over een project of bedrijf komt te weten. Hier leer je ontzettend veel van. Ik ben van nature nieuwsgierig en leer graag. Ook geeft het een gevoel van voldoening om van een vergadering een document te maken waar anderen iets aan hebben doordat ze bijvoorbeeld met acties aan de slag kunnen en dat deze acties niet worden vergeten.
Wil je na het lezen van mijn blog toch echt niet zelf notuleren, dan kan ik zeker wat voor je betekenen! Neem contact met me op zodat we de details door kunnen spreken!
